Hello, Cuppa Time アンジェラです。
海外でお仕事されている方はもちろん、日本にいても英語でメールやメッセージを送信する機会は、ますます増えてきているのではないでしょうか。
急に英語メールを送らなければいけなくなってしまったという方にも、いつも送っているけれど確認したいという方にも役に立つ、英語メールの送信＆返信の書き方をまとめました。
この記事でご紹介しているフレーズをコピーするだけで、調べたり悩んだりせずに英語メールをすぐに書くことが出来ます。メールの形式がきちんとしていると、返事が早くもらえたり、仕事ができる印象を与えることも出来ますので、ぜひご参考ください。
ところで、日本で私たちが習うのはアメリカ英語ですが、英国はもちろん、ヨーロッパ諸国や英連邦54ヶ国、そして国連等も公式英語はイギリス英語（British English）です。
とは言っても、英語は英語、イギリス英語・アメリカ英語に限らず共通部分も多いのですが、この記事では、ビジネスにも適したイギリス英語の書き方を基本にご紹介しています。
在英24年、社内通訳。仕事でもプライベートでも英語メールをやり取りする毎日
宛名の書き方：社外に初めて送信する
相手の名前がわかっている
送信相手の名前がわかっている場合は、
男性なら、「Dear Mr 苗字,」
女性なら、「Dear Miss/Mrs/Ms 苗字,」（Miss＝未婚、Mrs＝既婚、Ms＝無難（但し嫌う人も））
になります。
ですが、性別等がわかっている場合でも、初めからファーストネームで送信しても「フレンドリー」であって「失礼」にはなりません。
Dear ファーストネーム,
送信相手が女性の場合は、「Miss/Mrs/Ms」とタイトルが３つありますので、どれを選ぶべきかわからないことがあります。
また、名前から性別がわからない場合もありますし、タイトルや性別の特定を好まない方への配慮も必要ですので、ファーストネームで送ります。
社外のお客様であっても、ファーストネームで送信して問題ありません。
相手の名前がわからない
英語メールでは、相手の名前がわかっている場合は名前を書くのが大前提です。
ですが、相手の名前がわからない場合もありますよね。そんな時は、こちらの2つが便利です。
Dear Manager,
日本語の「ご担当者様」に似ています。相手が本当に「マネージャー」かどうかは気にする必要はありません。
ここまでのどれもなんだか当てはまらないという場合は、あいさつではじめます。
Good morning,
午後なら「Good afternoon,」ですが、それほど厳密なものではありません。
相手と時差があったり、「morning」にするべきか「afternoon」にするべきかが気になる場合は、「Hello」や「Hi」でも失礼にはなりません。
「社外の相手に初めてメールを送信する場合の宛名の書き方」は、こちらの記事でより詳しくご紹介しています。
宛名の書き方：返信する時＆2回目以降
送信したメールへの返信に返信する場合や2回目以降のやり取りの場合は、よりカジュアルになります。
Hi ファーストネーム,
ファーストネームではなく苗字ですと、丁寧というより堅苦しい感じがします。
同じ日のうちに何度もやり取りが続く場合は、「Hi」も省略して名前だけになったり、すべて省略して、本題の1,2行のみで送信することもあります。
「返信する時＆2回目以降送信する場合の宛名の書き方」や「Hi」と「Dear」の使い分けについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
宛名の書き方：社内メール
ファーストネーム
社内メールの宛名の基本のルールは、社外へ送信する場合と同じです。
Hi ファーストネーム,
社内のメーリングリストで相手の名前がわかっていると思いますので、初めからファーストネームで送信します。
複数の人に宛てて送信
複数の人に宛てて送信する場合は、「,」（コンマ）または「/」（スラッシュ）で名前を区切ります。
Hi Dave, Jo
Hi Dave/Jo/Alex
また、不特定多数へ一斉送信するような「各位」に相当する書き方もあります。
Dear All,
細かく使い分けるなら、「Dear All,」がややフォーマルで一般的、「Hi everyone,」が一番カジュアルですが、一斉送信の情報シェアですので、あまり宛名を気にする必要はありません。
「社内メールの宛名の書き方と今どきの注意点」について、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。
冒頭のあいさつ
お世話になっております
さて、宛名が書けたらメールを書いていきますが、「「お世話になっております」って英語で何だろう？」と、冒頭から困ってしまう方が多いようです。
日本語の「お世話になっております」を英語に直訳はできませんが、決まり文句はあります。
I hope you are well.
直訳すると「お元気にお過ごしのことと存じます」という感じですが、まさに日本語の「お世話になっております」の位置に書くお決まりのフレーズです。
相手からのメールにすでに「I hope you are well」と書いてあった場合は、答えてから相手も気遣います。
I’m well, thank you. I hope you are too.
とか
Yes, thank you. I trust you are too.
が王道です。
日本語の「お世話になっております」と同じ形式的なフレーズなので、本当に元気かどうかに関わらず「I’m well,～」や「Yes, ～」で返します。
便利な「お世話になっております」の応用フレーズと機械翻訳した時の注意点について、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
○○（会社名・部署名）の××（差出人の名前）です
日本語のメールでは、「お世話になっております。○○（会社名・部署名）の××（差出人の名前）です。」をセットで毎回送信する方が多いのではないでしょうか？
英語のメールでは、すでにやり取りがある相手・周知の相手に送信するメールには、自分の名前や所属は書かないのが普通です。
一方、初めて送信する相手に対しては、相手との関係性によって「I am ○○（名前）」と「This is ○○（名前）」を使い分けています。
I am ○○（名前）
私個人を認識してもらうための自己紹介は「I am ○○（名前）」です。
This is ○○（名前）
あくまで識別のために名乗る場合は、「This is ○○（名前）」を使います。
「I am ○○（名前）」と「This is ○○（名前）」、自己紹介フレーズについて、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
メールを締めくくる最後の一文
よろしくお願いします
本文が書けたら、メールを締めくくります。
日本語では「よろしくお願いします」が万能ですが、英語にもまた同じように使えるフレーズがあります。
Thank you for your help.
「よろしく～」が「Thank you ～」と言われても変な感じがするかもしれませんが、まさに「よろしく～」を使う場面では「Thank you ～」がぴったりです。
日本語メールの「お世話になっております」の位置に「I hope you are well」と書くように、「よろしくお願いします」の位置には「Thank you for your help」と書くのがお決まりです。
ご質問などございましたら～
また、「ご質問などございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください」のような一文も、よく使う締めくくりのフレーズかと思います。
If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
このような「いつでもご連絡ください」の一文があると、とてもていねいなメールになりますよね。
「ご質問などございましたら～の二つの言い方と使い分け」を、こちらの記事でより詳しくご紹介しています。
返信依頼
メールに返信が欲しい場合は、その旨も書きます。
Hope to hear from you.
とても一般的なフレーズなので、便利な反面あまり返信の催促にはならないこともあります。
もう少し強い催促や、相手別・場面別に「英語メールを締めくくるフレーズ」のいろいろなパターンは、こちらの記事もご参考ください。
結びの言葉
日本語のメールでは、「よろしくお願いします」の後は署名欄で終了することが多いですが、英語メールでは、締めくくりの一文と名前の間に「結びの言葉」が入ります。
この「結びの言葉」は種類も多く組み合わることもよくあるのですが、とにかく1つ知っておきたいという方は、こちらを使ってみてください。
Kind regards,
英語メールでは、「結びの言葉」は名前とセットで必ず入ります。場面別・相手別のTOP10をこちらの記事で詳しくご紹介しています。
番外編: 不在通知
これでもう悩まずに英語でメールを送ることができますが、通常の送信以外に、不在時に自動返信するメッセージを設定することがあると思います。
不在通知の基本形は、
I am out of the office until xx. I will reply to your email on my return.
です。
この基本形に、不在の期間・理由や代わりの連絡先などを補足して「out of office message」を設定します。
こちらの記事では、いろいろなパターンの補足情報の書き方を、すべて例文と一緒に詳しくご紹介しています。
まとめ
では最後に、実際のメールの画面がどのような感じになるのか確認してみましょう。
一番よくあるパターンで書いてみました。
- Hi ファーストネーム（相手の名前）
- 「お世話になっております」
- 本文（略）
- 「よろしくお願いします」
- 「お返事お待ちします。」
- 「結びの言葉」
- 自分の名前
英語メールは、一度「型」がわかってしまえば、効率よくスラスラと書くことができます。
この記事で、みなさんがもう時間をかけて調べたり、毎回悩んだりしなくて済むようになれば幸いです。
各項目とも、リンクの記事ではより詳しく解説していますので、あわせてご参考ください。
Cuppa Timeにお付き合いいただき、ありがとうございました。
If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
Kind regards,
Angela
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