Hello, Cuppa Timeアンジェラです。
カッパタイムでは英語メールの書き方をいろいろ解説していますが、英語メールにもう一つ欠かせないのが、不在時に自動返信するメッセージです。
そこで、こんなご質問をいただきました。
英語の不在通知の書き方にルールはありますか？
英語の不在通知には必ず守らなくてはいけないルールはありませんが、ビジネスシーンでよく使われるスマートな書き方があります。
コピーしてすぐに使える例文ばかりをまとめましたのでご紹介したいと思います。
不在メッセージ
基本のフレーズ
不在時の自動返信メールの基本の基本、不在を告げる一文は
I am out of the office.
です。
この一文で「不在にしております」になります。
同じくらいよく使われるフレーズが、
I am currently out of the office.
です。
「currently」は「現在」という意味ですので、 「currently」が入って「ただいま不在にしております」になります。
補足情報
「I am out of the office」の一文で不在であることは伝わりますが、ビジネスシーンに合わせて、理由や期間、不在中の連絡先などを足していきましょう。
out of office vs out of the office
ですがその前にみなさんに質問です。
「out of office」と「out of the office」の使い分けできていますか？
不在時に自動で返信するメールのことを「out of office message」または「message」を省略して「out of office」といいます。「out of office」3語で1つの単語のように捉え、「message」を修飾する形容詞として扱うので「the」はいりません。
一方、自動返信メール内の文面では、会社だったり事務所だったり、通常いる「その」オフィスにいないことを通知するので「I am out of the office」になります。
理由
では、補足情報の書き方をみていきましょう。
不在時の自動返信メール、必ず不在理由を書かなくてはいけないわけではありませんが、不在理由が分かると通知をもらった方も対応の判断がしやすくなりますよね。
有給休暇
英語では、有給休暇のことを「annual leave」と言います。
休暇中のことを「on holiday」と言いますがカジュアルな言い方です。
ビジネスシーンでのスタンダードは「on annual leave」です。
I am out of the office on annual leave.
席を外している
休みを取っているわけではないけれど、終日席を外している時もあります。
そんな場合は、
I am away from my desk.
です。
もっと具体的に「I am on a course（研修中）」とか「I am in meetings all day（終日会議）」などのように書いているメッセージも見かけます。
出張
出張で不在なことがわかると、移動中で連絡がつかない状況にいることが明確になります。
最近は、良いのか悪いのか移動中でも連絡がついてしまう事も多いですが…
I will be travelling (all day).
病欠
病気などで不在にする場合「I am out of the office」のみで十分です。
病欠であること、体調次第で出勤日がはっきりと定まっていないこと等を相手に伝えたい場合は、
I am out of the office due to illness.
になります。
期間
不在時の自動返信メールで一番大事な情報は、不在の期間ではないでしょうか。
1日
不在にするのが1日だけの場合は、「on」で不在日を通知します。
I am out of the office on Friday, 25th October.
複数日
一定期間不在になる場合は、いくつか書き方があります。
シンプルなら「until」を使っていつまで不在か通知します。
I am out of the office until Friday, 1st November.
ていねいな長い文章にする場合は、いつからかも明記し、「含む」という意味の「inclusive」を足すことで不在期間を明確にします。
I am out of the office from Monday, 28th October until Friday, 1st November inclusive.
この例文の場合ですと、不在期間は10月28日（月）から11月1日（金）までになります。
メール確認
不在期間中のメール確認については、次の2つのパターンになるかと思います。
アクセス無し
不在中メールの確認が出来ない場合は
I am out of the office with no access to my emails.
です。
メールの確認が出来ない事だけを1つの文章にして
I will not have access to my emails during this time.
と書くこともできます。
不定期
会議や研修の合間にメールの確認をしている場合や、移動中でも不定期にメールが見られる場合などは、
I am away from my desk with limited access to my emails.
です。
不在中の連絡先
担当者がお休みの時には気長に待つのが英国流ですが、緊急時や代わりの連絡先を記載する場合はどのように書いたらいいでしょうか。
緊急連絡先
緊急時の連絡先は、
For urgent queries, please contact □□ (name, email address)
のように「For」を使うことが出来ます。
または「If」を使って
If your query is urgent, please contact □□ (name, email address)
とします。
代わりの連絡先
「○○に関しては～」と代わりの連絡先を案内したい時も「For」を使います。
For ○○ related queries, please contact △△△ (name, email address).
例えば「For application related queries（お申し込みに関するお問い合わせは～）」とか「For accounts related queries（経理に関するお問い合わせは～）」等というように設定できます。
返信について
主にビジネスシーンで設定する自動返信メールですから、出社後の返信について言及します。
出社後の返信
出社後に返信する場合は、
I will reply to you on my return.
です。
「reply」の代わりに「respond」という単語も使えます。
すでに緊急連絡先や代わりの連絡先を記載している場合は、「そうでなければ（出社時に解決済みでなければ）」という意味の「Otherwise」を付けます。
Otherwise, I will respond to you on my return.
as soon as
英国では2～3週間のまとまった休みを取ることは珍しくありません。
そんな休み明けは、メールが何百件も来ていると出社初日だけではとても全部には返信出来ません。そこではじめから「as soon as」とお断りしておきます。
I will respond to your message as soon as I can, once I return to the office on 4th November.
冒頭＆締め
日本語で送る不在時の自動返信メールの場合は、「ご連絡いただきありがとうございます」や「誠に申し訳ございませんが」などから始まり、「よろしくお願いいたします」で終わることが多いのではないでしょうか。
英語の不在通知は短く簡潔な文面が多いので、冒頭の一文や締めの一言は必要ありません。
Thank you
簡潔なことが多いので書かなくても失礼にはなりませんが、書いてはいけないわけではありません。
特に、問い合わせ窓口が不在になる場合、不在中にクライアント等社外からのメールを多く受信することが想定される場合などは冒頭にお礼の一文があるとていねいな印象があります。
Thank you for your message.
結びの言葉
同じように、不在通知の最後にあらたまった一言を足す必要はありませんが、こちらも書いてはいけないわけではありません。
一言添える場合は、メール文の末尾と同じで「Kind regards」や「Thank you」が最適です。
まとめ
では、ここまでにご紹介した例文を出来るだけたくさん入れて最大に長い不在通知のメッセージを作ってみましょう。
Thank you for your message.
I am currently out of the office on annual leave from Monday, 28th October until Friday, 1st November inclusive with no access to my emails.
If your query is urgent, please contact ☆☆ (name, email address) .
For ○○ related queries, please contact △△ (name, email address) . For □□ related queries, please contact ◇◇ (name, email address) .
Otherwise, I will respond to your message as soon as I can upon my return.
Kind regards,
ですが実際には、ここまで長い文章で書く必要はまったくありません。
不在であることが分かる簡潔な一文、
I am out of the office until 1st November. I will reply to your message on my return.
を基本形として、メール確認の有無、理由、代わりの連絡先などの中で特に必要な事項だけ足していただければ、十分適切な「out of office message」が設定できます。
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Cuppa Timeにお付き合いいただき、ありがとうございました。
みなさま、良い一日を！
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